Case Study – Dynamic Publishing erhöht Druck auf Datenqualität


Vom Handsatz zum Dynamic Publishing

Selbst komplexe Produktrelationen lassen sich mit InBetween automatisiert darstellen

Das Traditionsunternehmen Viessmann produziert Preislisten automatisiert mit der führenden Dynamic Publishing-Software von InBetween. Verbesserung der Qualität, höhere Effizienz, Nutzung von Synergien und Kosteneinsparungen sind die Ziele.

Die Viessmann Unternehmensgruppe ist einer der international führenden Hersteller von Heiztechnik-Systemen. Das 1917 gegründete Familienunternehmen wird von einem Verwaltungsrat unter Vorsitz des geschäftsführenden Gesellschafters, Dr. Martin Viessmann, geleitet. Der Gruppenumsatz beträgt ca. 1,6 Milliarden Euro, beschäftigt werden rund 8.900 Mitarbeiter.Cover der Viessmann Preisliste 2010

Mit 16 Werken in Deutschland, Frankreich, Kanada, Polen, Ungarn, Österreich, der Schweiz und China, mit Vertriebsorganisationen in 37 Ländern sowie weltweit 120 Verkaufsniederlassungen ist Viessmann international ausgerichtet. 54 Prozent des Umsatzes entfallen auf das Ausland.

Viessmann bietet den Marktpartnern einen umfassenden und lückenlosen Service. So stehen für die Marktpartner unterstützende Angebote wie zum Beispiel ausgeklügelte Softwarelösungen zur Planung von Heizungsanlagen oder zur Verkaufs- und Vertriebsunterstützung zur Verfügung.

Diesem Servicegedanken tragen auch die Preislisten des Traditionsunternehmens Rechnung. Für alle Leistungsbereiche werden im Jahr 68 Preislisten für die Zielmärkte in 29 Sprachen erstellt, die sich vor allem durch ein sehr hohes Maß an Praxis- und Nutzungsorientierung auszeichnen. Von konkreten Anwendungen ausgehend finden sich hier notwendige Informationen zu den geeigneten Produkten und möglichem Zubehör. So entsprechen sie eher einem Katalog oder Handbuch, das dem Heizungstechniker eine schnelle Übersicht liefert, welche Produkte und welche Zubehörteile optimal miteinander kombiniert werden können.

Vom Handsatz zur Automatisierung

Lange Zeit existierte ein Teil dieses Beziehungswissen ausschließlich in den Köpfen der Produktmanager. Die Preislisten wurden von sehr fachkundigen Mitarbeitern in technischen Dokumentationen über Jahre hinweg per manuellen Handsatz im DTP-System erstellt. Das war sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Insbesondere die komplexen Kreuztabellen erforderten immer wieder die aufwendige Neuerstellung der Seiten. Eigene Varianten, die durch Ländergesellschaften produziert wurden, wichen sogar ganz vom CI ab. Zusätzlich wurde das Produktvolumen aufgrund von schnelleren Produktentwicklungen immer komplexer. Ein Wechsel vom seitenorientierten hin zum strukturierten Publishing wurde notwendig.

Ziel war es, über eine strukturierte Datenbasis und optimierte Produktionsprozesse Kunden und Interesssenten möglichst gezielt und umfassend über das Produktsortiment und die konkreten Anwendungsmöglichkeiten zu informieren. Die flexible und leistungsfähige Dynamic Publishing Lösung von InBetween sollte die gruppenweite Datenqualität sichern und die Effizienz im Erstellungsprozess für alle Preislisten optimieren.


Viessmann Preisliste Doppelseite


Komplexe Strukturen

Die benötigten Datenstrukturen sind relativ komplex, da sie ein tiefgreifendes Beziehungswissen im Tabellenlayout ermöglichen. Die Datenbasis wurde im Laufe des Projektes sukzessive auf Basis bekannter Strukturen ausgebaut. Produktrelationen, sogenannte Cross-Selling-Relationen, beschreiben die Beziehung zwischen den Haupt- und den jeweiligen Zubehörprodukten sowie die jeweiligen Einsatzmöglichkeiten. Die Materialien sind klassifiziert über Merkmale und Merkmalausprägungen. Darauf folgt die Zuordnung von passenden Dokumenten und Abbildungen und letztendlich von den verschiedenen Textarten, welche die Produkte beschreiben.

Aus dieser Komplexität ergeben sich zwei wesentliche Herausforderungen: Zum einen sollte die Neutralität der Produktdaten gewährleistet sein, so dass sie für verschiedene Medien genutzt werden können. Zum anderen sollten die Daten so interpretiert werden, dass sie den sehr hohen Layoutanforderungen von Viessmann gerecht werden. Alle relevanten Daten werden deshalb nun entlang des gesamten Produktentstehungszyklus in zentralen Systemen von den verantwortlichen Fachabteilungen gepflegt.



Prozesskette Dynamic Publishing bei Viessmann

Dynamic Publishing fördert eine geschlossene Prozesskette von der Entwicklung bis zur Produktion



Von Daten zu Informationen

Damit für die Publikationen keine redundante Datenerfassung notwendig ist, werden alle Informationen, die für die Erstellung der Preislisten benötigt werden, aus den zentralen Datensystemen übernommen. An erster Stelle steht bei der Viessmann Unternehmensgruppe das operative SAP-System, bei dem alle produktrelevanten Stammdaten vorgehalten werden. Zur Konsolidierung werden die Daten anschließend in das PIM-System jCatalog überführt, veredelt und mit weiteren Informationen ergänzt. Für die unterschiedlichen Sprachversionen notwendige Übersetzungen zu Materialien und technischen Anforderungen erfolgen durch Agenturen, aber auch durch Mitarbeiter der verschiedenen Verkaufsorganisationen direkt aus dem SAP-System bzw. zu Publikationstexten aus dem PIM-System.

Von jCatalog ausgehend können über eine Schnittstelle zu InBetween schließlich vollständig automatisiert InDesign- und PDF-Dokumente erstellt werden. Es liegt somit tatsächlich eine geschlossene Prozesskette von der Entwicklung bis in die Produktion vor. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, liegen auf der Hand. Da für die Preislisten auf die Stammdatenbasis zugegriffen wird, müssen hier sämtliche Daten stets aktuell und vollständig gehalten werden. Dieser verstärkte Druck auf die Stammdaten erhöht die Datenqualität zunehmend. Zudem wird die Datenbasis sukzessive erweitert. Darüber hinaus können durch die Automatisierung und die Nutzung von Synergien kürzere Durchlaufzeiten und somit deutlich geringere Kosten realisiert werden.


Interview:

Konkretes Anwendungsbeispiel aus komplexen Datenstruktur

Die Preislisten der Viessmann-Unternehmensgruppe geben Handwerkern konkrete Anwendungsbeispiele an die Hand. In der automatisierten Produktion muss deshalb ein hohes Maß an Beziehungswissen einfließen. Manuel Wohlfarth schildert die Herausforderungen, die es auf dem Weg dorthin zu meistern gab.

Interviewpartner Herr Wohlfarth von Viessmann

Was ist die besondere Herausforderung der automatisierten Produktion der Preislisten von Viessmann?
Die Schwierigkeit liegt darin, dass sie anders als übliche Preislisten weder aus reinen Tabellen noch aus einer bloßen Aneinanderreihung von Abbildungen bestehen. Sie ähneln in ihrem Layout vielmehr Katalogen. Das Besondere daran ist, dass sie auf der Basis von Einsatzbeispielen aufgebaut sind. Das bedeutet, dass konkrete Beispiele für Anlagen, die in bestimmten Projekten verbaut werden können, gegeben werden. Abhängig davon wird eine Konfiguration dargestellt, die der Kunde letztlich bestellen kann.

Werden die Produkte also anhand verschiedener Anwendungsbeispiele in der Preisliste angeboten?
Das ist korrekt. Es werden konkrete Anwendungsbeispiele vorgestellt, zu denen jeweils eine bestimmte Anzahl von Produkten passt. Diese Produkte haben wiederum unterschiedliche Merkmale, die wir in Tabellen darstellen. Zusätzlich wird auch das empfohlene Zubehör herausgestellt. Daraus ergeben sich sehr komplexe Tabellen, die sich mit der Dynamic Publishing Lösung von InBetween jedoch automatisiert erstellen lassen.

Gibt es bestimmte Prozessschritte, die nicht automatisiert werden können?
Tatsächlich gibt es auch einen Break-Even für die Automatisierung. Zwar lässt sich grundsätzlich jede Produktrelation beschreiben, aber je granularer dies geschieht, desto schwerer ist die Nachvollziehbarkeit. Damit das Ganze nicht inperformant wird, ist es aus Darstellungsgründen sinnvoll, Abstriche bei der Automatisierung zu machen. Unser Ziel ist es, 80% unserer Publikationen zu automatisieren. Bei den restlichen 20% sind manuelle Korrekturen und auch manuelle Ergänzungen möglich. Dieses Ziel können wir mit InBetween im Prinzip schon jetzt erreichen.

Was sehen Sie prinzipiell als Vorteil einer hohen Automatisierung an?
Letztlich sind die für die Erstellung der Preislisten notwendigen Informationen an den Produktentstehungszyklus gekoppelt. Hier gibt es im Wesentlichen zwei entscheidende Meilensteine. Das ist zum einen die Produktdatenfestlegung und zum anderen die Produktdatenfreigabe, die an einem wesentlich späteren Zeitpunkt erfolgt. Nach der Freigabe werden die Daten ausgehend vom SAP-System über das PIM-System bis zur Lösung von InBetween weitergegeben und dort schließlich editiert. Somit konnten wir letztlich den Prozess an einer sensiblen Stelle schließen: von den die Stammdaten enthaltenden Systemen bis hinein in die Publikation gibt es nach Möglichkeit wenige manuelle Eingriffe. Die Daten werden direkt von intelligenten Templates in das richtige Layout überführt. Damit werden Qualität und Prozesssicherheit gewährleistet.

Was waren die Herausforderungen des Projekts?
Die größte Herausforderung war letztlich die Umstellung vom manuellen Handsatz, vom seitenorientierten Denken, hin zu einer medienneutralen Produktdatenstruktur. Denn wir nutzen die Daten nicht nur für das Flaggschiff, unsere Preisliste, sondern auch für das Online-Bestellsystem und weitere Anwendungen, die wir im Unternehmen zur Verfügung stellen. Dabei lagen die Knackpunkte vor allem in der Produktdatenbereitstellung, in dem Werben um das Verständnis für eine neutrale Produktdatenstruktur. Das ist ein schwieriger Lernprozess von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung bis zum Produktmanagement, dem Vertrieb und der Technischen Dokumentation. Das war der Kern der Herausforderung, die wir bei Viessmann zu leisten hatten und auf der die Lösung von InBetween letztlich auch aufsetzt.

Was würden Sie als Projekt-Highlight bezeichnen?
Dass wir es geschafft haben, tatsächlich bereits drei sehr umfangreiche Register mit diesen komplexen Darstellungsstrukturen zu automatisieren. Das war schon ein Highlight.

Und was sind die nächsten Ziele?
Die nächsten Ziele sind, dass wir die gesamte Publikation mit den mehr als 1000 Seiten sowie den Katalog der Verkaufsorganisation in Belgien in diesem Jahr über InBetween und jCatalog erzeugen können. Zudem werden Typenbezeichnungen mit Barcodes und Geräte- bzw. Zubehör-Definitionen zukünftig über InBetween automatisiert ausgegeben.


Die Viessmann Unternehmensgruppe ist einer der international führenden Hersteller von Heiztechnik-Systemen. Das 1917 gegründete Familienunternehmen wird von einem Verwaltungsrat unter Vorsitz des geschäftsführenden Gesellschafters, Dr. Martin Viessmann, geleitet. Der Gruppenumsatz beträgt ca. 1,6 Milliarden Euro, beschäftigt werden rund 8.900 Mitarbeiter.

Mit 16 Werken in Deutschland, Frankreich, Kanada, Polen, Ungarn, Österreich, der Schweiz und China, mit Vertriebsorganisationen in 37 Ländern sowie weltweit 120 Verkaufsniederlassungen ist Viessmann international ausgerichtet. 54 Prozent des Umsatzes entfallen auf den Export

www.viessmann.de


Hier gibt es die Case Study zum Download