Case Study – Projektbibliothek sorgt für Effizienzgewinn


Mit Dynamic Publishing Zeit sparen und Flexibilität gewinnen

Bei SPITTLER Lichttechnik ging mit der Änderung des Layouts von Katalogen und Bildpreislisten zugleich eine Effizienzsteigerung der Produktion einher. Mit der Projektbibliothek der Dynamic Publishing Lösung von InBetween kann die Seitengestaltung sehr schnell und sehr flexibel realisiert werden.

Seit 1990 werden bei Spittler Lichttechnik bereits kreative Lösungen für die Beleuchtung von Büros und Verwaltungen sowie Shops und Präsentationen entwickelt und produziert. Dabei liegt der Fokus auf technischer Perfektion und anspruchsvollem Design. Im letzten Jahr ist das Unternehmen deshalb der Performance in Lighting Group beigetreten. Der Zusammenschluss führender Unternehmen im Bereich Lichttechnik erlaubt die Nutzung von Synergien und erhöht so die Leistungsfähigkeit aller Beteiligten.

In ähnlicher Weise werden auch in der Kataloggerstellung mit der Dynamic Publishing Lösung von InBetween vorhandene Potenziale genutzt. Der Hauptkatalog mit etwa 4.000 unterschiedlichen Produkten auf 540 Seiten erscheint in den Sprachversionen Deutsch, Englisch, Italienisch und Finnisch. Die Übersetzungen werden jeweils über eine Aktualisierung des InDesign-Dokumentes über InBetween realisiert. Weitere Sprachversionen sind bereits in Planung. Außerdem werden regelmäßig Bildpreislisten produziert.

Die unterschiedlichen Funktionen der Standardsoftware ergänzen die in den Unternehmen vorhandene Systemlandschaft und optimieren den gesamten Workflow. Vor Kurzem wurde deshalb bei Spittler Lichttechnik eine neue Version der Standardsoftware installiert. Die neue Lizenz InBetween CLASSIC Plus in Kombination mit den neuen Funktionen der aktuellen Version eröffnet dem Anbieter von Lichtlösungen ein neues Maß an Flexibilität.

Neues Layout, neue Anforderungen

Vor dem Hintergrund der Anpassung des Layouts an die Performance in Lighting Group wurden für das Upgrade auf die neue Version der komplette Katalog sowie die Bildpreislisten von InBetween analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass der Workflow der Katalogerstellung über die ursprünglich angedachte Aktualisierung des Layouts hinaus bei der Erstellung von Templates, in denen die Gestaltungsvorgaben enthalten sind, weiter optimiert werden konnte.

Sowohl der Katalog als auch die Bildpreisliste werden alle zwei Jahre anlässlich der Messe „Light+Building“ aktualisiert und neu produziert. Dabei dient der Katalog in erster Linie der Produktpräsentation, während die Bildpreisliste einen schnellen und dennoch informativen Überblick über das gesamte Sortiment geben soll. Deshalb ist Letztere mit Beschreibungstexten, Produkttabellen und Abbildungen auch trotz eines ähnlichen Layouts deutlich schlichter gehalten. Das beginnt bereits damit, dass sie komplett in schwarz-weiß gedruckt wird und weniger grafische Elemente enthalten sind.




Der Katalog dient in erster Linie der Produktpräsentation; Kreuztabellen geben hierbei eine schnelle Übersicht und erleichtern die Suche




Bei der Überarbeitung wurden unter anderem der Aufbau der Tabellen und deren Formatierung verändert. Die Tabellen sind im Wesentlichen Kreuztabellen, die eine schnelle Übersicht geben und das Suchen von Produkteigenschaften deutlich erleichtern. Da sich der Aufbau ein wenig geändert hat, musste die Datenabfrage umgestellt und angepasst werden. Außerdem musste auch neu  » definiert werden, ob die Anzahl der  Spalten dynamisch erzeugt wird oder diese bereits im Vorfeld festgelegt wird. Letztendlich ist die Spaltenbreite nun flexibel.

Eine weitere Herausforderung des Layouts besteht in den Seitenüberschriften. In den Katalogen stehen prinzipiell sowohl die Titel des Hauptkapitels sowie der einzelnen Kapitel auf jeder Seite. Auch dies lässt sich mit der Standardsoftware InBetween effizient lösen. Dazu wurden Formatschalter hintereinander gesetzt. Sobald sich das Hauptkapitel ändert, ändert sich auch das Kapitel, das Unterkapitel und damit das Template.

Ein Rahmen für alle Templates

Eines der wichtigsten Ziele des Projekts war es, den Bearbeitungsaufwand der Templates und somit der gesamten Katalogerstellung zu minimieren. Dabei konnte das größte Potenzial bei der Überarbeitung der Templates gewonnen werden. Durch Verwendung von Formatschaltern und Variablen wurden die Templates anpassungsfähig, wodurch sich die Anzahl der unterschiedlichen Templates deutlich reduzieren lassen konnte.

Vor allem durch die Nutzung der Projektbibliothek, die seit der Programmversion 3.3 von InBetween zur Verfügung steht, profitierte Spittler Lichttechnik mit einem erheblichen Effizienzgewinn. In dieser Bibliothek können Text-, Bild- und Tabellenrahmen zentral vordefiniert und dann in den verschiedenen Templates genutzt werden, die für die Katalogerstellung notwendig sind. Dieses Feature ist für Spittler Lichttechnik besonders interessant, da die Templates bislang stets die gleichen Rahmen verwendet haben.




Vorgefertigte Text-, Bild- und Tabellenrahmen können aus der Projektbibliothek heraus per Drag & Drop in das Template gezogen und positioniert werden.




Dieses Feature macht die Templaterstellung in jeder Hinsicht einfacher. Wenn nun eine Seite vom Aufbau her nicht ganz zu den vorhandenen Templates passt, braucht dennoch kein neues Template angelegt zu werden. Die Rahmen können in diesem Fall per Drag and Drop einfach in die Templates gezogen und positioniert werden. Es kann zentral festgelegt werden, welche Eigenschaften eines Rahmens der Projektbibliothek, wie zum Beispiel die Schriftgröße, die Hintergrundfarbe oder das Absatzformat, bei der Verwendung in Templates im Nachhinein noch angepasst werden können. In diesem Fall waren dies vor allem Schriftoptionen. Änderung, die innerhalb der Projektbibliothek vorgenommen werden, wirken sich dagegen auf alle Templates aus, die Rahmen daraus verwenden.

Vom Template zum Katalog

Die Ausgabe von Katalog und Bildpreisliste erfolgt schließlich direkt als InDesign-Datei. Diese vorlayoutete Datei ist dann quasi schon druckbereit. Es sind nur noch wenige manuelle Anpassungen im Feinlayout notwendig. Es werden beispielsweise bei zu großen Freiflächen noch zwei Produkte auf einer Katalogseite zusammengezogen. Bildpreisliste und Katalog sind aber quasi schon druckbereit.

Die gesamte Performance der Anwendung konnte letztendlich durch das Upgrade auf InBetween CLASSIC Plus optimiert werden. Das macht sich in erster Linie in einer merklich höheren Geschwindigkeit der Erstellung der Kataloge sowie Bildpreislisten bzw. des direkten Renderings in InDesign bezahlt. Zeitersparnis ergibt sich darüber hinaus natürlich auch in der Bearbeitung der Templates.

Dank der Projektbibliothek konnten die Datenabfragen und der Pflegeaufwand minimiert werden. Gleichzeitig können mit einer reduzierten Anzahl an Templates der Katalog und die Bildpreisliste optimal produziert werden. Der geringere Aufwand ermöglicht es Spittler Lichttechnik, sich verstärkt dem kreativen Teil der Katalogproduktion zu widmen.


Interview:

Automatisierung gleich Flexibilität

Wie bei der Fertigung des technischen Leuchtenherstellers bilden kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten auch bei der Katalogerstellung die Basis. Claudia Heinel, Marketingleiterin bei Spittler Lichttechnik, erläutert, wie die aktuellen Bildpreislisten und Kataloge auf Basis der zentralen Datenhaltung automatisiert erstellt werden.

Welche Ansprüche stellten Sie an die Automatisierung über InBetween?
Unser primäres Ziel war die Vereinfachung der Katalogerstellung. Wir haben dazu bereits seit zwei Jahren Eindrücke sammeln können, da uns die Lösung von InBetween über unser PIM-System Mediando zur Verfügung stand. Da wir uns jedoch im Layout ein wenig an die Performance in Lighting Group annähern wollten, lag eine weitere Automatisierung nahe.

Was hat sich im Layout verändert?
Vor allem die Produkttabellen sehen nun optisch ein wenig anders aus. Sie waren zuvor grau unterlegt und sind nun weiß, dafür aber mit dünnen Strichen versehen. Unser Problem dabei war aber viel mehr, dass sehr viele verschiedene Leuchtentypen in den unterschiedlichsten Ausführungen in unserem Sortiment vorhanden sind. In der Datenbank sind mittlerweile über 4.000 Produkte angelegt. Damit diese in den Produkttabellen korrekt dargestellt werden, waren bislang sehr viele Datenabfragen notwendig. Nun können wir die Tabellen teilweise in einer Bibliothek anlegen. Damit konnten wir die Templates vereinfachen und quasi um die Hälfte reduzieren. Wir sind zwar noch in der Entwicklung, doch ich kann jetzt schon sagen, dass wir unser Ziel bereits erreicht haben.

Was sind denn die Besonderheiten von Katalog und Bildpreisliste?
Die Bildpreisliste ist kurz und informativ, während der Katalog auf 540 Seiten einen umfassenderen Überblick über die Produkte unseres Unternehmens bietet. So werden bei Letzterem zum Beispiel Angaben dazu gemacht, wie die Lichtverteilung der einzelnen Leuchten ist oder ob diese für einen Bildschirmarbeitsplatz geeignet sind. Auch im Layout unterschieden sich Bildpreisliste und Katalog. Im Gegensatz zur Bildpreisliste ist der Katalog komplett vierfarbig gedruckt.

Wie hat sich der Workflow durch die Automatisierung verändert?
Ursprünglich erfolgte der Satz bei uns per Hand. Das heißt, dass wir sehr viel Zeit und Mühe in die Katalogerstellung investieren mussten und trotzdem viele »
Fehler zum Beispiel aufgrund von Redundanzen verursacht wurden. Für die automatische Generierung müssen wir nun zwar zunächst alle neuen Produkte in der Datenbank anlegen, doch dann kann ohne weiteren Aufwand schon die XML-Datei erstellt werden, die auf der Grundlage des passenden Templates direkt in eine layoutete InDesign-Datei überführt wird.
Anschließend müssen wir dem Layout nur noch den letzten Schliff geben, indem beispielsweise zwei Produkte auf einer Seite zusammengeführt werden, um zu großen Weißraum zu vermeiden. Dann ist der Katalog bzw. die Bildpreisliste schon fertig.

Ist diese Zeitersparnis der größte Vorteil des Dynamic Publishings?
Die Zeitersparnis ist im Vergleich zum Handsatz beträchtlich. Ich kann mich nun viel besser um die neuen Produkte kümmern und beginne nicht immer wieder von vorn. Aber es gibt auch noch weitere Vorteile. So muss ich beispielsweise, auch aufgrund der zentralen Datenhaltung, kaum noch inhaltliche Korrekturen vornehmen.

Was war in Ihren Augen das Highlight des Projekts?
Am besten hat mir eigentlich die Zusammenarbeit mit InBetween gefallen. Die ganze Projektabwicklung ging sehr schnell und unkompliziert vonstatten. Außerdem hatten die Projektbeteiligten immer ein offenes Ohr für unsere Wünsche und Anforderungen.


Logo Spittler Lichttechnik

Die SPITTLER Lichttechnik GmbH wurde im Jahre 1990 in Goslar gegründet und entwickelt, produziert und vermarktet international technische Leuchten für den Innenraum Dabei sind unsere Hauptanwendungsfelder wirtschaftliche Lichtlösungen für Büro und Verwaltung, Bildungseinrichtungen, Verkaufs- und Präsentationsflächen. Seit 2009 ist SPITTLER in die PERFORMANCE IN LIGHTING Gruppe aus Verona integriert.

www.spittler.de


Hier gibt es die Case Study zum Download