Case Study – Katalogproduktion bei Parador


In geordneten Bahnen

Effiziente Katalogproduktion von den Daten bis zur Ausgabe

Als weltweite Premiummarke für Bodenbeläge benötigt Parador ein breites Spektrum an Katalogvarianten sowie Preis- und Typenlisten. Mehr als 200 Printprojekte in bis zu 17 Sprachen sowie Preis- und Typenlisten mit 15 verschiedenen Preisstellungen werden auf Grundlage eines vereinheitlichten Daten- und Übersetzungsmanagements seit Kurzem automatisiert ausgegeben.

Alle zwei Jahre findet bei Parador eine große Hausmesse statt, bei der neue Produkte vorgestellt werden. Zu diesem Anlass wird nicht nur das ganze Sortiment überarbeitet, sondern auch sämtliche Kataloge sowie Preis- und Typenlisten werden neu erstellt. Dabei gelten die fertigen deutschen Kataloge als Vorlage und Maßstab für die Exportkataloge. Problematisch ist, dass diese erst kurz vor der Messe fertiggestellt werden. So ist die Zeit, die für die fremdsprachigen Publikationen zur Verfügung steht, sehr begrenzt.

Der gesamte Prozess – von der Katalogerstellung, über die Freigabe, das Design bis hin zur Übersetzung – war allein deshalb sehr aufwendig, weil mit der Kreativ-Agentur, der Lithoanstalt, den verschiedenen Übersetzungsbüros und der Druckerei eine recht beträchtliche Anzahl von externen Dienstleistern beteiligt war. Der hohe Kommunikationsaufwand zwischen diesen Partnern machte die Produktion kompliziert. Da keine zentrale Datenverwaltung vorhanden war, arbeitete zum Beispiel jeder Dienstleister mit eigenen Systemen und Formaten. Die Abwicklung und Abstimmung erfolgte manuell.

Ende 2007 wurde deshalb ein Projektteam gegründet, das mit verschiedenen Anbietern ein Proof of Concept durchführte. Wichtige Aspekte waren zum einen die Automatisierung des gesamten Ablaufs und zum anderen die Vereinfachung der Zusammenarbeit mit externen Übersetzern, so dass die bis dato notwendige Nacharbeit wegfallen konnte.

Alle Daten unter einem Hut

Um dieses Ziel zu erreichen, galt es zunächst einmal, die Daten in den Griff zu bekommen, die größtenteils verteilt bei den verschiedenen externen Dienstleistern vorlagen. Das birgt prinzipiell erhebliche Risiken allein durch den notwendigen ständigen Informationstransfer.

Mit Einführung der CS EMMS-Suite, der PIM-Lösung von CONTENTSERV, wurde der Grundstein für ein effizientes Datenmanagement gelegt. Das vorhandene Warenwirtschaftssystem füllt nun über eine Schnittstelle die Produktdatenbank (PDM). Alle Artikel, die in den Preis- und Typenlisten sowie Katalogen veröffentlicht werden, nehmen dort ihren Ursprung. In diesen Datensätzen sind vor allem technische Parameter wie Verpackungseinheiten, Abmessungen oder Preise enthalten.

Für die Publikation fehlen natürlich noch marketingrelevante Informationen, die von den Mitarbeitern eingepflegt werden. Außerdem müssen die Daten für die jeweilige Medienproduktion von den Mitarbeitern noch in die richtige Reihenfolge gebracht und die passenden Abbildungen ausgewählt werden. Die Produkt- und Imagebilder werden vom Litho-Dienstleister in das Media Asset Management eingepflegt.

Sprachenvielfalt

Sind sämtliche benötigten Daten medienneutral und einheitlich im CONTENTSERV-System abgelegt, stellt die Ausgabe der Produktinformationen, Bilder und Texte in unterschiedliche Medien kein Problem mehr dar. Es fehlen nur noch die verschiedenen Sprachversionen der Texte.

Nächster Schritt ist deshalb die Übersetzung vom Deutschen in die verschiedenen Sprachen. Dazu werden zunächst die InDesign-Dokumente in mehreren Ebenen organisiert. Auf einer sprachunabhängigen Ebene werden Abbildungen und das Basislayout gestaltet. Auf einer zweiten Ebene werden die deutschen Texte sowie Bilder mit Textinhalten gesetzt. Im Rahmen eines automatisierten Prozesses werden Letztere ausgelesen und in der Produktdatenbank abgelegt. Für jede zu übersetzende Sprache wird eine eigene Ebene mit entsprechender Verknüpfung zur Datenbank angelegt. Alle PDM-Attribute inklusive der deutschen Texte werden per XML an das Translation Management System Trados übertragen.

Kommen die Übersetzungen per Schnittstelle zurück, werden sie durch das System in der jeweiligen Sprache in das PDM eingespielt. Durch einfaches Aktualisieren der Textrahmen oder der gesamten Sprachebene gelangen die Übersetzungen vollautomatisch zurück in das InDesign-Dokument.

Doppelseite der Laminat Preis- und Typenlisten (Kreuztabelle mit versch. Kobinationsmöglichkeiten der Sockelleisten)

Automatisiertes Publizieren

Auf Grundlage der einheitlichen Datenbasis können nun verschiedene Publikation ohne großen Umweg als InDesign-Datei ausgegeben werden. Dazu bietet die Dynamic Publishing Lösung InBetween beste Voraussetzungen. Die Implementierung erfolgte durch den IT- und Medienspezialisten SDZeCOM.

Basierend auf einer ausführlichen Analyse der Kataloge identifizierte die SDZeCOM die effizienteste Vorgehensweise und stimmte das gesamte Projektmanagement daraufhin ab. Es wurden verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten durchgespielt und letztendlich diejenige ausgewählt, die auch in Zukunft größtmöglichen Nutzen bezüglich Dynamik und Flexibilität stiftet.

Für das automatisierte Publizieren wird aus der Datenbank heraus eine XML-Datei erzeugt, welche mit InBetween direkt in InDesign gerendert wird. Damit das Ergebnisbereits so weit wie möglich mit dem endgültigen Layout übereinstimmt, stehen mit den von SDZeCOM erarbeiteten Templates Gestaltungsvorgaben zur Verfügung. Für verschiedene Preis- und Typenlisten ist trotz der Farbunterschiede nur ein einziges InBetween-Template notwendig. Je nach Kollektion oder Zielgruppe werden Farbwechsel mithilfe dynamischer Stilformate, sogenannter Formatschalter, automatisch umgesetzt. Damit ist ein individuelles Erscheinungsbild für die verschiedenen Kollektionen wie Natur oder Living Select schnell realisiert. Auf Knopfdruck entsteht auf diese Weise das nahezu fertige InDesign-Dokument. Obwohl man dies auf den ersten Blick nicht vermuten würde, sind vor allem die Preis- und Typenlisten vom Aufbau her recht anspruchsvoll. Es handelt sich im Wesentlichen um komplexe Tabellen mit variablen Darstellungsformen. Insbesondere bei den Zuordnungen, zum Beispiel beim Sockelleistendekor, werden Kreuztabellen, die sich auch über Doppelseiten erstrecken können, aufgebaut. Diesbezüglich bieten die umfangreichen Tabellenfunktionalitäten von InBetween wertvolle Hilfe. So wird anhand der Daten unter anderem dynamisch die Anzahl von Spalten und Zeilen abgeleitet und die Werte automatisch den entsprechenden Tabellenzellen zugeordnet. Konkret werden bei den Parador-Tabellen die einzelnen Varianten der Sockelleisten den Dekoren zugeordnet und die resultierende Artikelnummer sowie die Preise in den richtigen Tabellenzellen eingefügt.

Von Preis- und Typenlisten zu Katalogen

Schwierig ist, dass annähernd 90 verschiedene Versionen der Preis- und Typenlisten verwendet werden. Diese Vielfalt ergibt sich zum einen aus den Kollektionen bzw. Produktbereichen wie Laminat, Massivholzdielen, Parkett sowie Wand und Deckenpaneele. Zum anderen gibt es für die unterschiedlichen Zielländer jeweils individuelle Preise, die in den Preis- und Typenlisten pro Stück, pro Quadratmeter, für Pakete und Paletten ausgegeben werden.

Die Umsetzung des gesamten Projekts vom Zeitpunkt der Konzepterstellung bis hin zur automatisierten Gestaltung der Preis- und Typenlisten benötigt ein knappes Jahr. Damit war allerdings noch nicht das endgültige Ziel erreicht. In der zu Anfang des Jahres abgeschlossenen Phase 2 wurde schließlich auch die Katalogerstellung in Angriff genommen. Mittlerweile werden kleinere Produktionen, die sogenannten Kollektionskataloge, bereits erfolgreich abgewickelt. Spätestens zur nächsten Hausmessen im Januar 2011 werden dann sämtliche Kataloge, die Parador auf den Markt bringt, mit der PIM-Lösung von CONTENTSERV und der Dynamic Publishing Software InBetween automatisiert publiziert.


Interview

Anspruchsvolles Design, automatisierte Gestaltung

Der Name Parador steht für exklusive Boden-, Wand und Deckengestaltung. Ein hoher Qualitäts- und Designanspruch zeichnet die Marke aus und findet sein Äquivalent in der Gestaltung der Werbemittel, die mit InBetween vollständig automatisiert erfolgt. Sven Lasch, Informationstechnologe bei der PARADOR GmbH & Co. KG, erläutert die Hintergründe.

Herr Lasch, bei Parador hat sich ja einiges getan im letzten Jahr. Warum haben Sie sich trotz des hohen Anspruchs an das Design für die automatisierte Produktion von Katalogen und Preis- und Typenlisten entschieden?
Wir haben Kunden aus sehr vielen verschiedenen Ländern und bieten deshalb Kataloge und Preis- und Typenlisten mittlerweile in 17 verschiedenen Sprachen an. Die Kataloge werden für die alle zwei Jahre stattfindende Hausmesse komplett neu erstellt. Die Anpassung an die verschiedenen Sprachenversionen war aber bis dato unglaublich zeitaufwendig und kostenintensiv, ein wirklicher Problemfall.

Welche Probleme ergaben sich denn konkret?
Die Übersetzung gestaltete sich zum Beispiel sehr aufwendig. Die Texte wurden in der Regel per Excel-Tabelle oder per Word-Dokument den verschiedenen Übersetzern zur Verfügung gestellt. Nachher mussten die Texte dann von Hand wieder in die Satzunterlagen eingebracht werden. Hinzu kam, dass bei uns gar nicht selbst mit DTP gearbeitet wurde. Das erledigte ein weiterer Dienstleister für uns. Diese unglückliche Ausgangssituation hat dazu geführt, dass der gesamte Katalogerstellungsprozess weitgehend automatisiert und speziell auch im Bereich Auslandsversionen vereinfacht wurde. Hierdurch sparen wir jetzt sehr viel Zeit und natürlich auch Kosten, da insgesamt weniger Aufträge an externe Dienstleister vergeben werden müssen.

Welche Schritte beinhaltet die automatisierte Produktion?
Im ersten Schritt wird zunächst die Gestaltung für den jeweiligen Katalog oder die Preis- und Typenliste vorgenommen. Gestaltung heißt in diesem Fall, dass nach unseren Wünschen und Vorstellungen von einer Marketingagentur eine Vorlage erstellt wird.

Für jede Katalogproduktion werden also neue Gestaltungsideen entwickelt?
Die Gestaltung des Kataloges erfolgt, sobald es ein völlig neues Produktportfolio gibt. Theoretisch könnten wir auf die Vorgaben der Marketingagentur  für jeden neuen Katalog zurückgreifen, aber dazu entschließen wir uns tatsächlich eher selten. Bei den Preis- und Typenlisten hat sich von der Logik her schon seit einigen Jahren nichts mehr geändert.

Wie geht es dann weiter?
Im nächsten Schritt wird entsprechend dieser Vorlage ein InBetween-Template erstellt. Wir benutzen für die Printausleitung nur sogenannte Knotenpunkte, die in eine gewünschte Reihenfolge gefügt werden und denen dann die Produkte zugeordnet werden. Es ist also kein Satz mehr notwendig, der folgt automatisch durch die Generierung in InBetween. Für uns ist der Erstellungsprozess deshalb eigentlich nur eine Pflege von Daten, die an einer festen Stelle abgelegt sind, und die auch immer wieder verwendet werden können.

Ist es Ziel, die Gestaltung irgendwann in die eigene Hand zu nehmen?
Sicherlich nicht, was die Templates betrifft. Aber wir haben uns mit InBetween die Möglichkeiten der Software einmal genauer angesehen. Das hat uns so überzeugt, dass wir künftig kleinere Projekte auch in Eigenregie erstellen.

Welches Potenzial ließe sich in diesem Fall nutzen?
Da wir keine grafische Abteilung haben, werden die Entwicklung der Gestaltungsidee und der Vorentwurf des Layouts sicherlich auch weiterhin von einer externen Agentur durchgeführt, natürlich in Zusammenarbeit mit der Marketingleitung. Allerdings werden durch den Einsatz von InBetween die nachgelagerten Prozesse für Satz und Finishing optimiert. Das heißt, dass einige Schritte in der Druckvorstufe komplett entfallen und wir schneller und effektiver produzieren.


Parador ist ein Unternehmen der Hülsta-Unternehmensgruppe. Die starke Marke steht für Design- und Innovationskompetenz in der Boden-, Wand- und Deckengestaltung. Grundlage hierfür ist das stetige Experimentieren mit neuen Ideen und innovativen Fertigungstechnologien. So unterstützt Parador bei der Verwirklichung ganz persönlicher Wohnvorstellungen.


Umsetzungspartner

SDZeCOM GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 65
73430 Aalen

Telefon: +49 7361 5 94-5 00
Telefax: +49 7361 5 94-5 91
E-Mail: info@sdzecom.de
Internet: www.sdzecom.de


Lösungspartner

CONTENTSERV GmbH
Werner-v.-Siemens-Str. 1
85296 Rohrbach/Ilm

Telefon: +49 8442 92 53-800
Telefax: +49.8442 20 44
E-Mail: info@contentserv.com
Internet: www.contentserv.com


Hier gibt es die Case Study zum Download