Case Study – Flexible Katalogproduktion im Schulbuchverlag C.C. Buchner


Ein Mehr an Aktualität

Änderungen in letzter Minute erfordern eine flexible Katalogproduktion

Der Schulbuchverlag C.C. Buchner versendet jährlich Kataloge für seine Programmfächer an jeden Lehrer, der in Deutschland an einem Gymnasium oder einer Gesamtschule unterrichtet. Die Produktion dieser Kataloge erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, da Änderungen oft sehr knapp vor Drucklegung noch umgesetzt werden müssen. Mithilfe der Dynamic Publishing Software InBetween kann nicht nur diese Aufgabe effizient gelöst werden. Sie bietet zudem die Möglichkeit einer individuell anmutenden Gestaltung. Darüber hinaus kann das Katalogsystem auch für die Erstellung von Flyern und anderen Werbemitteln genutzt werden.

C.C. Buchner feierte 2007 bereits sein 175-jähriges Jubiläum und befindet sich seit all dieser Zeit in Familienbesitz. Der Begriff Traditionsunternehmen ist bei einer solchen Kontinuität mehr als treffend. Bei allen Arbeitsprozessen und so auch bei der Katalogproduktion hingegen steht Innovation im Vordergrund.




Drei der insgesamt sechs Fachkataloge (und ein komplettes Verlagsverzeichnis), die jährlich produziert werden




Einmal im Jahr werden für 16 Fachbereiche sechs Kataloge erstellt und bundesweit an jeden Fachlehrer versandt. Für die Buchhandlungen und auch die Lehrmittelverwalter der Schulen wird zudem ein Verlagsverzeichnis angefertigt, welches das gesamte Verlagsprogramm enthält. Aktuell weist der Verlagskatalog rund 1.400 Titel aus. Bislang wurden diese Kataloge überwiegend manuell produziert. Arbeitsinstrument war ein an die Internetseite angebundenes Redaktionssystem, das ausschließlich von zwei bis drei Mitarbeitern genutzt wurde.




Ausgabe in InDesign (links) und fertige Katalogseite (rechts)




Ein neues, hausintern nutzbares Redaktionssystem, welches alle speziellen Anforderungen des Verlags erfüllen kann und als Datenquelle für die Katalogproduktion nutzbar ist, war der Anspruch, der an Wirth & Horn Informationssysteme herangetragen wurde. Wirth & Horn entwickelten die Verlagssoftware zur Verwaltung des Titelstamms und im Anschluss daran wurde 2007 ein Relaunch der Website für C.C. Buchner vorgenommen. Dabei standen von Anfang an die individuellen Bedürfnisse von C.C. Buchner im Vordergrund, die nur mit einem sehr dynamischen System überhaupt erfüllt werden konnten. Alle Informationen zu einem Titel sind in diesem neuen Redaktionssystem enthalten.

Katalog per Knopfdruck

Um diese Daten für die Katalogproduktion auszugeben, wurde ein spezielles Katalogmodul zum Export verwendet. Als XML-Datei wurden diese von einer Grafikagentur direkt in QuarkXPress weiterverarbeitet. Korrekturen mussten dementsprechend immer sowohl in dem gesetzten Dokument als auch im System selbst vorgenommen werden. Das erforderte einen hohen manuellen Aufwand bei der Formatierung sowie bei der Aktualisierung der Daten und den Korrekturläufen durch den Verlag. Da sich sowohl der Titelstamm als auch einzelne Daten wie Preise oder Genehmigungen kurzfristig quasi bis zur Drucklegung noch ändern können, war es ein wichtiges Ziel, diesen Prozess deutlich flexibler zu gestalten. Die passende Lösung hierzu bot InBetween.

Gestaltungsoptionen

In InBetween wurden die verschiedenen Layout-Varianten und Sonderfälle mittels Regeln und Templates erstellt. Die flexiblen und umfangreichen Funktionen von InBetween boten dem Verlag hier individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. So wurde von C.C. Buchner zum Beispiel festgelegt, dass maximal zwei Abbildungen von Inhaltsseiten pro Titel bzw. Reihe in der Hauptspalte angezeigt werden und diese immer unterhalb des Katalogtextes stehen. Durch diese genaue Beschreibung von Layout und Regelwerk ist eine sehr detailgetreue Umsetzung und hohe Automatisierung möglich. Das komplette Dokument wird vom InBetween Server berechnet und als InDesign-Dokument gerendert. Im Endlayout werden anschließend von der Grafik noch Details angepasst, wie zum Beispiel das Schrägstellen von Abbildungen. Das grundlegende Layout und die Formate werden durch Templates gesteuert. Ob etwa die Randspalte grau unterlegt oder der Textbereich bei Kreativseiten andere Maße bekommen soll, wird im Template über Formatschalter definiert. Die Anpassung des jeweiligen Seitenlayouts an die speziellen Anforderungen des Verlags erfolgt so quasi auf Knopfdruck direkt in InDesign. Insgesamt konnten bei der Umsetzung die Designvorgaben und Regeln mit wenigen, durchdachten Templates umgesetzt werden. So gibt es unter anderem auch Vorlagen für freien Text und die Möglichkeit, Kreativseiten zum Upload einer vorgefertigten Grafik – zum Beispiel für Werbeanzeigen im TIF- oder PDF-Format – anzulegen. Trotz festgelegten Layouts gibt es also genügend Freiraum für Sonderfälle.




Konfiguration des Kataloges in WHCMS




Mit der Verlagssoftware von Wirth & Horn lassen sich die Inhalte bequem und übersichtlich aktualisieren und korrigieren. Die Informationen zu den Lehrbüchern bzw. Reihen stammen aus dem Titel- und dem Reihen-Modul, in denen die Daten für die Webausgabe und auch für die Katalogproduktion zentral gepflegt werden. Daten zur Struktur der Kataloge werden dagegen in einem speziellen Katalog-Modul verwaltet. Hier sind nicht nur katalogspezifische Informationen wie Rubrikenüberschriften, Fußzeilen und Hinweise auf Neuerscheinungen enthalten, es können auch das gewünschte InBetween-Template ausgewählt und spezielle Musterseiten sowie Störer hochgeladen werden. Störer sind Texte oder externe Grafiken, welche als Blickfang dienen. Die Störer werden zentral in einem Pool verwaltet, damit sie bequem in den verschiedenen Katalogen und auch für nachfolgende Kataloge verwendet werden können.

Bis zur letzten Minute

Die Ausgabe des entsprechenden Katalogs erfolgt schließlich als InDesign-Dokument. Da nur wenige manuelle Anpassungen notwendig sind, können Aktualisierungen noch kurz vor Drucklegung vorgenommen werden. Das gewährleistet einen sehr hohen Grad an Flexibilität.

Die Katalogproduktion beginnt mit der Preisfestlegung durch den Verleger. Die neuen Preise werden in die Verlagssoftware eingepflegt, anschließend wird ein sogenannter Katalogbaum erstellt, der die Strukturierung des Katalogaufbaus widerspiegelt. Auf der ersten Ebene finden sich die verschiedenen Publikationen. Die zweite Ebene dient der logischen Gliederung zum Beispiel nach Reihen. Auf der dritten Ebene wird per Auswahl von IDs festgelegt, welche Titel an welcher Stelle des Katalogs stehen sollen. Zudem werden die für den Katalog relevanten Besonderheiten des Layouts definiert. So können zum Beispiel Seitenumbrüche vor einem Titel vorgenommen oder Störer platziert werden. Anschließend erfolgen mehrere Korrekturläufe durch die Redakteure sowie die Organisation der Bilddaten. Am Schluss steht dann die Ausgabe über den InBetween-Server, gefolgt von einem manuellen Finishing-Prozess, kann der Katalog gedruckt und versendet werden.


Interview:

Das Besondere an einem Fachkatalog

C.C. Buchner blickt auf eine lange Tradition zurück. Zunächst als Anbieter von Schulbüchern hauptsächlich für den bayerischen Markt, ist C.C. Buchner mittlerweile zu einem bundesweit tätigen Verlag für Schulbücher in 16 verschiedenen Fachbereichen geworden. Das stellt auch für die Katalogproduktion einen hohen Anspruch dar.

Gibt es für Verlage besondere Anforderungen an die Kataloggestaltung?
Hier muss zwischen einem Belletristik- und einem Schulbuchverlag unterschieden werden. So müssen zum Beispiel auch Informationen wie etwa die Genehmigungen in den Bundesländern zu den einzelnen Buchtiteln angegeben sowie die Titel den verschiedenen Schularten zugewiesen werden können. Außerdem erfordert die Pflege der Erscheinungstermine und der Preise gewisse Sonderoptionen. Die Katalogproduktion kennzeichnet also ein hohes Maß an Verknüpfungsarbeit.

Und wie ist das bezüglich des Layouts?
Im Layout spiegelt sich vor allem unser Anspruch als Traditionsverlag in einer schlichten Eleganz wider. Dies wird zum Beispiel durch das C.C. Buchner-Rot unterstützt, welches strukturierende und zugleich ansprechende Akzente setzt. Es ist so gelungen, das kompakte DIN-lang-Format optimal zu nutzen und viele Details wie etwa Coverabbildungen oder Musterseiten darzustellen.

Im Rahmen der Neueinführung des Katalogsystems haben Sie auch das Design überarbeitet. Was hat sich hier geändert?
Das Layout wurde vor allem mit der Zielvorgabe überarbeitet, durch mehr Struktur die Übersichtlichkeit weiter zu verbessern. Dabei haben wir den Schwerpunkt besonders auf neue, gestalterische Aspekte gelegt. Zwar hat sich das grundlegende Layout hierdurch nicht geändert, aber es sind sehr schöne neue Elemente hinzugekommen. So wurde unter anderem die Kopfzeile durch eine feine Linie aufgewertet. Cover und Titelangaben sind nun mit einem grauen Balken unterlegt. Schließlich wurde auch die Schrift minimal geändert, so dass sie nicht zu weit läuft.

Neben den Fachkatalogen produzieren Sie auch regelmäßig Ihre Verlagsverzeichnisse. Wo liegt der Unterschied?
Die Fachkataloge für die Lehrerinnen und Lehrer sind sehr detailreich. Sie enthalten neben Covern und ausführlichen Beschreibungen auch Inhalts- und Musterseiten. Das Verlagsverzeichnis, das hauptsächlich für den Buchhandel und die Lehrmittelverwalter an den Schulen konzipiert ist, ist dagegen ein rein bibliographisches Verzeichnis. Der Schwerpunkt liegt hier darauf, einen schnellen Überblick über notwendige Informationen zu geben, etwa durch die Titel- und Autorenregister. Der Umschlag ist aber den Fachkatalogen angepasst.

Gibt es noch weitere Publikationen?
Im Laufe des Jahres verschicken wir noch etwa 15 bis 20 Sonderprospekte – in diesem Jahr beispielsweise zum Thema „Neue Oberstufe in Bayern“ oder „Deutsch-Lernhilfen“.

Wie kann ich mir die Katalogproduktion in Ihrem Verlag vorstellen? Welche Arbeitsschritte sind hiermit verbunden?
Mittlerweile haben wir einen Workflow gefunden, der gut funktioniert. Die Redakteure erstellen die Texte und pflegen sie ins Redaktionssystem ein. Vor der Veröffentlichung werden alle zugehörigen Bilddaten in Ordner abgelegt. Die Werbeabteilung kann dann das gesamte Material sichten, sortieren und gegebenenfalls kürzen. Dann werden die Inhalte im Katalogmodul zusammengefügt und über den InBetween-Server als InDesign-Datei automatisiert ausgegeben. Das gerenderte Dokument sieht bereits annährend aus wie der fertige Katalog, lediglich Details im Layout werden anschließend vom Grafiker optimiert.

Das ist ja ein relativ geringer Aufwand.
Der Aufwand der Katalogproduktion selbst bleibt eigentlich gleich, nur kann man sich nun mehr auf die Inhalte konzentrieren und muss weniger mit formalen Problemen umgehen. Zukünftig kann auch jedes Jahr auf die Katalogstrukturen des Vorjahres zurückgegriffen werden. Das heißt, es muss nicht immer wieder bei Null angefangen werden, da die Grundstruktur vorhanden ist.

Wohin gehen die nächsten Schritte ?
Es ist eine interessante Option, das Katalogsystem auch für die Erstellung von Flyern und anderen Werbemitteln zu nutzen.


Schulbuchexperten mit Tradition

Der Schulbuchverlag C.C. Buchner wurde 1832 gegründet und befindet sich seit dieser Zeit in Familienbesitz. Heute zeichnen für die Aktivitäten des Verlags in Bamberg – von der Buchentwicklung bis zum Versand – 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verantwortlich. Ihre Anzahl hat sich in den letzten 30 Jahren verdreifacht. Aktuell umfasst das Verlagsprogramm rund 1.400 Titel in 16 Fächern, darunter die Traditionsfächer Latein, Geschichte, Politik, Mathematik und Deutsch. Neu hinzugekommen sind in den letzten Jahren unter anderem die romanischen Sprachen Italienisch und Spanisch sowie – mittlerweile selbstverständlich – eine große Auswahl an Lernsoftware. Der Verlag C.C. Buchner, der sich bis vor 30 Jahren auf den bayerischen Schulbuchmarkt konzentrierte, ist längst zu einem „national player“ geworden mit Titeln für alle Bundesländer.


Umsetzungspartner

Wirth & Horn
Informationssysteme GmbH

Schwanthalerstraße 26
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Hier gibt es die Case Study zum Download